c

Forside

Hvem er vi

Landskredsstævne:

  Tilmelding

  Programmer

  Resultater

  Praktiske oplysninger

  Ordensregler

Referater

Vedtægter

Forretningsorden

Billeder

 

Firmaidrætten

 

Forretningsorden

Forretningsorden for landskredsens forretningsudvalg

Forretningsorden for landskredsens bestyrelse

Retningslinjer for formanden 

Retningslinjer for kassereren 

Retningslinjer for stævnekoordinatoren 

Retningslinjer for folkevalgt revisor 

Funktionsbeskrivelse for sekretariatslederen i landskredsen 

Forretningsorden for dirigenten

Dækning af udgifter i landskredsen 

Landskredsstævner og planlægningsmøder

Forretningsorden for landskredsens Forretningsudvalg

1. Mødevirksomhed:

1.1 Forretningsudvalget træder sammen 1. gang efter årsmødet - i maj måned.

2. Repræsentation:

2.1 Landskredsens formand, næstformand, kasserer og stævnekoordinatoren udgør Forretningsudvalget.

3. Forretningsudvalgets mødevirksomhed:

3.1 Forretningsudvalget holder møde, når det skønnes nødvendigt eller ønskeligt af formanden, dog mindst i maj måned.

3.2 Forretningsudvalget har endvidere beføjelse til at indkalde til ekstraordinære møder efter behov.

4. Udsendelse af dagsorden:

Til alle forretningsudvalgsmøder udsendes en dagsorden senest 1 uge før mødet. Faste punkter på dagsordenen:

1. Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af sidste referat

3. Orientering

4. Økonomi

5. Kommende stævner / arrangementer

6. Øvrige sager (åben for tilføjelser)

7. Næste møde

8. Eventuelt.

5. Beslutningsdygtighed og afstemning:

5.1. Formanden eller næstformanden leder møderne. Møderne er beslutnings-

dygtige, når et flertal herunder formand eller næstformand er til stede.

5.2. Ved afstemninger afgøres enhver sag ved almindelig stemmeflertal. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget.

5.3. I personsager kan et medlem altid kræve skriftlig afstemning.

6. Ændringsforslag:

Det er alle udvalgsmedlemmers ret at stille ændringsforslag på et møde.

7. Nedsættelse og opløsning af udvalg:

Forretningsudvalget kan oprette et ad hoc udvalg, når dette findes nødvendigt. Forretningsudvalget udpeger formand for udvalget og fastsætter udvalgets beføjelser, økonomi og arbejdets varighed.

8. Regnskab:

8.1. Kassereren skal på alle forretningsudvalgsmøder fremlægge perioderegnskab samt kontoudskrift.

8.2. Aktiviteter, der er forbundet med en økonomisk risiko udover daglig drift, skal altid være godkendt af forretningsudvalget eller bestyrelsen.

9. Referater:

9.1. Referater skal indeholde synspunkter og vedtagne beslutninger.

9.2. Referater fra forretningsmøder skal udsendes senest 14 dage efter mødet til bestyrelsen, landsforeningens postadresser, Dansk Firmaidræts Forbund og revisorer.

9.3. Punkter på dagsordenen, som forretningsudvalget af lovlige grunde, ikke ønsker udsendt i referater, optages til behandling i form af tillægsdagsorden med tilhørende fortroligt referat.

10. Ændring i forretningsordenen:

10.1. Forretningsordenen skal godkendes af den samlede bestyrelse. Forretningsordenen kan altid tilrettes ved beslutning på bestyrelsesmøde.

11. Ansvar

11.1. Forretningsudvalget er ansvarlig overfor bestyrelsen.

Forretningsorden for landskredsens bestyrelse

1. Mødevirksomhed:

1.1. Landskredsens mødevirksomhed er opdelt med møder i forretningsudvalget og

møder i den samlede bestyrelse.

1.2. Første bestyrelsesmøde efter årsmødet afholdes i forbindelse med Landskreds-stævnet.

2. Repræsentation:

2.1. 1 repræsentant fra hver landsforening udgør Landskredsens bestyrelse. Repræsentanten indstilles af den enkelte landsforening.

2.2. Formanden, næstformanden, kassereren samt idrætskoordinatoren udgør Landskredsens Forretningsudvalg.

2.3. Foreningens formand repræsenterer Landskredsen i Dansk Firmaidrætsforbund samt andre relevante organisationer og myndigheder.

2.4. Har formanden forfald, deltager næstformanden - ellers aftales anden

repræsentation.

3. Bestyrelsens mødevirksomhed:

3.1. Bestyrelsen holder møde i forbindelse med det årlige Landskredsstævne og i umiddelbar tilknytning til årsmødet.

3.2. Formanden har endvidere beføjelse til at indkalde til ekstraordinære møder.

3.3. Såfremt 3 medlemmer af bestyrelsen ønsker det, er formanden pligtig til at indkalde til møde.

4. Udsendelse af dagsorden:

Til alle bestyrelsesmøder udsendes en dagsorden senest 1 uge før mødet. Faste punkter på dagsordenen:

1. Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af sidste referat

3. Orientering / bordet rundt

4. Økonomi

5. Kommende stævner / arrangementer

6. Øvrige sager (åben for tilføjelser)

7. Næste møde

8. Eventuelt.

5. Beslutningsdygtighed og afstemning:

5.1. Formanden eller næstformanden leder møderne. Møderne er beslutningsdygtige, når et flertal herunder  formand eller næstformand er til stede.

5.2. Ved afstemninger afgøres enhver sag ved almindelig stemmeflertal. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget.

5.3. I personsager kan et bestyrelsesmedlem altid kræve skriftlig afstemning.

6. Ændringsforslag:

Det er alle bestyrelsesmedlemmers ret at stille ændringsforslag på et møde.

7. Nedsættelse og opløsning af udvalg:

Bestyrelsen kan oprette et ad hoc udvalg, når dette findes nødvendigt. Bestyrelsen udpeger formand for udvalget og fastsætter udvalgets kompetence, budget og arbejdets varighed.

8. Regnskab:

8.1. Kassereren skal på alle bestyrelsesmøder fremlægge perioderegnskab og kontoudskrift.

8.2. Aktiviteter, der er forbundet med en økonomisk risiko udover daglig drift, skal altid være godkendt af bestyrelsen.

9. Referater:

9.1. Referater skal indeholde synspunkter og vedtagne beslutninger.

9.2. Referater fra bestyrelsesmøder, udsendes senest 14 dage efter mødet til bestyrelse, landsforeningens postadresse, Dansk Firmaidræts Forbund og revisorer.

9.3. Punkter på dagsordenen, som bestyrelsen af lovlige grunde, ikke ønsker udsendt i referater, optages til behandling i form af tillægsdagsorden med tilhørende fortroligt referat.

10. Ændring i forretningsordenen:

10.1. Forretningsordenen skal godkendes af den samlede bestyrelse.

10.2. Forretningsordenen kan altid tilrettes ved beslutning på bestyrelsesmøde.

Retningslinjer for formanden

Repræsentative opgaver og pligter

Repræsenterer landskredsen i Dansk Firmaidræts Forbund

Leder forretningsudvalgs- og bestyrelsesmøderne

Landskredsen tegnes af formanden

Foresat for Landskredsens sekretariatsleder

Underskrive fuldmagter sammen med kassereren

Underskrive årsregnskabet

Godkender dagsorden til relevante møder i samarbejde med sekretariatslederen

Godkende referater før udsendelse til bestyrelsen m.fl.

Landskredsen er hjemmehørende i den landsdel, hvor formanden har bopæl

Retningslinjer for kassereren

Er ansvarlig for kredsens økonomi.

Sikre behørig dokumentation for alle posteringer

Føre kassekladde indeholdende relevante oplysninger for regnskabsføring

Sikre korrekt bogføring

Udarbejder budgetforslag i samarbejde med sekretariatslederen

Opkræver landsforeningerne for mødebetaling mm.

Underskrive årsregnskabet

Underskrive fuldmagter sammen med formanden

Udgifter over 5.000,- kr. skal attesteres af formand

Deltager i alle arrangementer afholdt af Landskredsen

Sørger for udbetaling af:

Løn til sekretariatslederen

Transportudgifter

telefongodtgørelse

betaling af skat og øvrige regninger

diæter ved landskredsstævnet

Retningslinjer for stævnekoordinatoren

Er ansvarlig for at følgende opgaver i forbindelse med de idrætslige arrangementer løses:

tidsplan overholdes

udarbejdelse af indbydelse

udarbejdelse af stævneprogram

udarbejdelse af resultatliste

indkøb af præmier / deltagerbeviser

Er i samarbejde med bestyrelsen ansvarlig for:

turneringsledere

hjælpere

stævnejury

indstiller til karantæne

Ovennævnte opgaver koordineres af sekretariatslederen og andre.

Retningslinjer for folkevalgt revisorer

1. Revisoren:

om person må revisoren ikke selv være medlem af bestyrelsen, eller i øvrigt stå i et afhængighedsforhold, som kan udsætte revisoren for pres eller interessekonflikter.

2. Ombudsmand:

Revisoren må ikke i sit arbejde acceptere instrukser fra bestyrelsen. Revisoren er medlemmernes ombudsmand overfor den daglige ledelse, og som sådan aldeles uafhængig af bestyrelsen.

3. Opgaver:

3.1. Revisoren skal granske og efterprøve regnskabets rigtighed i overensstemmelse med, hvad god regnskabsskik tilsiger.

Formålet er at sikre sig, at indtægter/udgifter og aktiver/passiver vedrører foreningen.

Endvidere skal revisionen sikre, at bogføringsloven samt andre lovkrav er overholdt.

3.2. Revisionen skal sikre, at regnskabet giver et klart billede af de reelle forhold. Revisoren skal således påse, at regnskabet er rigtigt ført og i overensstemmelse med de foreliggende bilag og at foreningens aktiver og passiver er korrekte og realistisk værdiansat.

3.3. Revisoren kan foretage uanmeldte kasseeftersyn.

3.4. Revisorerne kan udarbejde revisionsprotokollat som orientering til bestyrelsen og årsmødet.

4. Krav:

Revisoren har krav på alle nødvendige oplysninger fra bestyrelsen, og på at få alt relevant materiale udleveret

5. Nægte underskrift:

Revisoren kan i særlige situationer nægte at underskrive et regnskab.

Funktionsbeskrivelse for sekretariatslederen i Landskredsen

Formand og kasserer ansætter, afskediger og forhandler løn

Formanden er sekretariatslederens nærmeste foresatte

Sekretariatslederen skal til enhver tid holde formand / bestyrelse orienteret angående kredsens daglige virksomhed. Dette sker ved meddelelser til formand og på forretningudvalgs- og bestyrelsesmøder.

Sekretariatslederen deltager i alle Landskredsens møder og sørger for:

- bestilling af lokaler til møder

- bestilling af mad / drikkevarer

- udsende materiale efter anmodning

- mangfoldiggøre og udsende opgaver som tildeles af bestyrelsen

- postmodtagelse - fordeler til landskredsens bestyrelse.

- tage referater ved møder

- holde landskredsens adresseliste ajour

Sekretariatslederen skal i samarbejde med formanden:

- forestå udarbejdelse af dagsorden til møder

- udsende indkaldelser og dagsorden til møder

- forestå den administrative kontakt til Dansk Firmaidræts Forbund

- Udsende referater

Sekretariatslederen skal i samarbejde med kassereren:

- gennemgå regninger vedr. landskredsstævne.

Sekretariatslederen har følgende opgaver i forbindelse med Landskredsstævner:

Sekretariatslederen skal:

- udarbejde tidsplan

- udarbejde invitation

- samle tilmeldinger og udføre kontrol af deltagerbetalingen

- Indkalde til planlægningsmøde – hvis dette skønnes nødvendigt

- udarbejde lister med:

- deltagerbeviser (t-shirts)

- antal præmier

- antal festdeltagere

- antal overnatninger i idrætscenteret

- bestille haltider og foretage evt. rettelser

- reservere dommere

- udarbejde bordfordeling, bordopstilling og bordplan

- godkende menu til aftenfest

- kontrollere faktura vedr. haltider

- koordinere fordelingen af haller

- udarbejde og udsende stævneprogram

- afsende karantæneskrivelser

Sekretariatslederen har følgende opgaver i forbindelse med Landskredsens arrangering af DM-stævner:

Sekretariatslederen skal.

- udarbejde budget i samarbejde med kassereren

- deltage i møder

- være til stede under DM-stævner

Forretningsorden for dirigenten

1. Åbning af årsmødet:

Formanden eller dennes stedfortræder åbner årsmødet og foreslår /udbeder sig forslag til valg af dirigent. Valget ledes af formanden eller dennes stedfortræder.

2. Flere dirigentemner:

Hvis der stilles flere forslag til dirigentemne, skal der foretages afstemning.

Den kandidat der opnår flest stemmer er valgt.

3. Myndighed:

Dirigenten skal lede årsmødet efter de i denne forretningsorden beskrevne linier.

4. Årsmødets lovlighed:

Dirigenten skal konstatere årsmødets lovlige indvarsling i henhold til Landskredsens vedtægter. Dirigenten skal forespørge om "Nogen har noget at indvende mod årsmødets lovlige indvarsling og dagsordenens indhold". Er dette i orden, kan årsmødet tage sin begyndelse.

5. Konstatering af stemmeberettigede repræsentanter.

6. Oplæsning af dagsordenen:

6.1. Dirigenten oplæser de enkelte punkter i dagsordenen, og giver herefter ordet til behandling af indledende punkt, som normalt er beretningen fra bestyrelsen.

6.2. Efter punktets behandling, kan det sættes til debat, hvorefter afstemning afgøres ved almindelig stemmeflertal.

6.3. Vigtigt: Hvis beretningen ikke indeholder noget om fremtiden, men kun beskæftiger sig med det, der er sket i det forløbne år, skal beretningen ikke godkendes, men tages til efterretning. Afgørelsen herom ligger alene hos dirigenten.

7. Afstemninger:

7.1 Hvis ikke andet er angivet i vedtægterne, spørger dirigenten, om der stilles krav om skriftlig afstemning, eller om denne kan foregå ved håndsoprækning.

7.2. Ved skriftlig afstemning nedsættes et stemmeudvalg, der uddeler og indsamler stemmesedler.

7.3. Ved håndsoprækning udpeger dirigenten et hensigtsmæssigt antal stemmetællere.

7.4 Det er stemmeudvalget eller stemmetællerne, der optæller de afgivne stemmer, hvorefter resultatet oplæses af dirigenten.

8. Mistillidsvotum:

Opstår den situation, at hele bestyrelsen nedlægger deres mandat, eller ved afstemning modtager forsamlingens mistillidsvotum, skal der nyvælges såvel formand som nye bestyrelsesmedlemmer. Disse vælges i så fald under hensyntagen til vedtægternes bestemmelser om afgangsterminer.

9. Årsmødet suspenderes:

Dirigenten har bemyndigelse til at suspendere årsmødet, hvis det skønnes umuligt at fortsætte en saglig behandling grundet uparlamentariske episoder.

Længden af suspenderingen fastsættes af dirigenten og kan være:

a. Medens der bringes ro i forsamlingen.

b. Udsættelse til et nærmere fastsat tidspunkt samme dag.

c. Indkaldelse til et ekstraordinært årsmøde i henhold til vedtægterne med fortsættelse af den afbrudte dagsorden eller en ny.

10. Deltagelse i debat:

Dirigenten har med årsmødets godkendelse ret til at indskrive sig selv som deltager i debatten. Dirigenten skal respektere den viste tillid, da der ved korte indlæg ikke udpeges en ny dirigent.

a. Ved større eller særlige indlæg fra dirigenten, overdrages hvervet til et bestyrelsesmedlem så længe indlægget varer.

b. Ingen udenfor bestyrelsen kan modtage et midlertidigt hverv som dirigent.

11. Mindretallets beskytter:

Dirigenten skal betragte sig selv som mindretallets beskytter og på en værdig, reel måde overholde reglerne i nærværende forretningsorden. Dirigenten skal ud fra sin bedste overbevisning følge den udsendte dagsorden. Dirigenten bør aldrig indlade sig i diskussion med en mødedeltager, men roligt afgøre det eventuelt opståede misforhold.

12. Indkomne forslag:

12.1. Rettidige indkomne forslag skal behandles på årsmødet.

12.2. Bestyrelsen kan dog anbefale årsmødet, at et forslag, der ikke er rimeligt underbygget, og som skønnes at få vidtgående konsekvenser for Landskredsen, ikke behandles på mødet og henvises til et senere årsmøde bilagt underbygget materiale.

12.3. Til et rettidigt og lovligt fremsat forslag kan der altid på selve mødet fremsættes ændringsforslag, der kan bevirke beslutninger, der rækker videre end hovedforslaget, men hvis disse kræver ændringer i vedtægterne, skal de forkastes af dirigenten.

13. Vige sit sæde:

Overtræder dirigenten de for hvervet givne regler i nærværende forretningsorden, kan årsmødet forlange, at dirigenten viger sit sæde. For at kravet om dette kan komme til afstemning, skal mindst halvdelen af de tilstedeværende stemmeberettigede deltagere stemme herfor. Valghandlingen ledes i så fald af formanden eller et bestyrelsesmedlem.

14. Ordet til forretningsordenen:

Hvis en deltager på årsmødet beder om ordet til forretningsordenen, er det denne forretningsorden der henvises til. Dirigenten har pligt til at efterkomme anmod- ningen.

a. Taleretten gives da foran øvrige indtegnede og umiddelbart efter den taler, der befinder sig på talerstolen.

b. Ordet til forretningsordenen må kun indeholde retningsgivende eller forklarende oplysninger til tidligere udtalelser.

c. Hvis en deltager anvender sin opnåede taleret til at tilføje nyt i debatten, skal dirigenten gribe ind og henvise deltageren til talerækken, hvor vedkommende placeres sidst.

15. Bemærkninger:

Bestyrelsen har pligt til at meddele dirigenten denne forretningsordens indhold.

Et eksemplar udleveres sammen med klubbens vedtægter i så god tid før generalforsamlingen som muligt.

16. Ændringer:

Ændringer i denne forretningsorden kan kun ske på et årsmøde og vedtages med almindelig stemmeflertal.

Dækning af udgifter i landskredsen

Formål: At lave ensrettede og faste regler, så der ikke er tvivl for kassereren.

Forretningsudvalgs- og bestyrelsesmøder

Landskredsen betaler for:

- forplejning ved møder

- overnatning, hvis nødvendigt

- transport

Revisorer

Landskredsen betaler for:

- forplejning

- transport

Årsmødet

Landskredsen betaler for:

- transport og overnatning for bestyrelsen, sekretariatslederen samt 2 revisorer.

Transportudgifter og overnatning for øvrige deltagere betales af egen landsforening.

Landskredsen betaler for:

- middag for bestyrelsen, sekretariatslederen, 2 stemmeberettigede pr. landsforening

og 2 revisorer.

For øvrige deltagere betales af egen landsforening.

Telefongodtgørelse

Der udbetales årligt telefongodtgørelse:

Forretningsudvalgsmedlemmer kr. 1.000

Øvrige bestyrelsesmedlemmer kr. 500

Sekretariatslederen I henhold til kontrakt

Løn

Der udbetales løn til Sekretariatslederen i henhold til kontrakt.

Transport godtgørelse

Landskredsen dækker transport til:.

DSB First

statens højeste takst ved kørsel i egen bil

Fly (hvis omkostningerne ikke overstiger kørsel i egen bil)

Landskredsstævne og planlægningsmøder

Planlægningsmøder:

Landskredsen dækker udgifter til forplejning og transport, for kassereren, stævnekoordinatoren, turneringslederne og sekretariatslederen.

Landskredsstævner:

Landskredsen dækker udgifter til overnatning og transport for bestyrelsen, 1 turneringsleder pr. idrætsgren og sekretariatslederen.

Antal hjælpere skal afklares med sekretariatslederen.

Hjælpere der af hensyn til stævnet behøver overnatning skal aftales med sekretariatslederen i forbindelse med programplanlægningen.

Landskredsen er vært ved aftenfesten for bestyrelsen, inviterede gæster, turneringslederne og hjælperne. Sekretariatsleder og kasserer er ansvarlig for drikkevarer til bestyrelsesbordet under aftenfesten.

Diæter udbetales af kassereren med det af bestyrelsen besluttede beløb pr. dag til bestyrelsen, turneringslederne og hjælperne og sekretariatslederen.

DM-stævner:

Landskredsen dækker udgifter til nødvendig overnatning, transport og fortæring for bestyrelsesmedlemmer, turneringsleder og evt. hjælpere.

Der udbetales ikke diæter.

Hjælpere der af hensyn til stævnet behøver overnatning skal aftales med sekretariatslederen i forbindelse med programplanlægningen.

Seminarer

Landskredsen dækker udgifter for nødvendig overnatning, forplejning og transport for bestyrelsen og sekretariatslederen.

Idrætsårsmøder

Landskredsen dækker udgifter til transport for bestyrelsesmedlemmer samt turneringslederne.

Kurser

Landskredsen dækker udgifter til relevante kurser herunder nødvendig overnatning, forplejning og transport for bestyrelsesmedlemmer og sekretariatslederen.

Denne forretningsorden er besluttet af bestyrelsen den 4. marts 2011

________________ __________________ _________________

Per Svendson                  Susanne E. Larsen         Børge Heering

________________ __________________ _________________

Gert Uffe Andersen        Robert Hansen               Lena Thomsen

________________ __________________ _________________

Lars Svendsen                 Frantz Jønsson             Morten Grejsler

 

 

 

 

 

Landskredskontoret, Parkvej 96,1   4600  Køge  Telefon 29397174, e-mail Landskredsen@mail.dk